公司團年飯加開工小聚：哪些訂餐資料可共用，哪些要分場確認？

公司共用底稿：先固定身分、聯絡及文件要求

共用底稿適合放公司正式名稱、發票抬頭、採購聯絡人、內部審批人，以及財務需要甚麼文件。先問清楚報銷是否要附報價、訂單確認、付款紀錄或收據，再把要求寫成可轉交供應商的句子，不要只留一句「照公司慣例」。若兩場由不同部門支付，也應在底稿標明各自的費用歸屬，避免後來才追問是哪一場的支出。

底稿還可列出公司內部的審批次序，例如先由活動負責人核對餐單，再交指定同事批准預算。這是整理公司流程，不是要求商戶接受某種付款方式。付款期限、可用方式，以及能否按兩場分別標示文件，都應列在「待供應商確認」欄，未有答覆前不可寫成已提供的服務。

完成這份底稿後，可帶同兩場用途查看公司到會的餐飲選項，再提出逐場查詢。提交資料時宜清楚分開「公司已核實資料」與「希望商戶回覆的項目」，讓對方知道公司抬頭是一項資料，而分場報價、文件格式及付款安排仍是需要商討的要求。

• 公司正式名稱及發票抬頭：＿＿；內部核對人：＿＿。
• 採購聯絡人及替補：＿＿；兩場費用所屬部門：＿＿。
• 內部所需文件：＿＿；有待供應商確認的文件或付款安排：＿＿。

同一辦公室可預填場地，但要重查當日使用限制

兩場都在同一辦公室時，地址、大廈名稱、樓層、單位及一般上落貨指引，可以先由底稿帶入。可是「場地資料相同」與「當天可以照常收貨」是兩回事。團年當晚可使用的入口，未必在開工早上也開放；原本放餐盤的會議室，也可能已被其他會議預留。分場單應另設「本場場地安排已重核」欄，不能只複製地址後便打勾。

這種拆分亦符合一般企業訂餐需要核對的資料範圍。Cateraway 公司到會指南列出日期、送達時間、地點、人數、食物喜好及預算，送貨安排亦包括樓層、聯絡電話及上落貨要求。這些是可用來設計表格的核對項目，不代表不同供應商會有相同送貨方式或收費。

實際交給場地同事核對時，可以把問題寫得具體：「本場是否仍可用這個入口？」「餐桌在甚麼位置？」「當天由誰帶路或接應？」如果團年在辦公室、開工改到租用場地，便不要沿用舊地址的備註。只把公司身分欄帶過去，新場地的通道、交收位置及使用限制要重新建立。

預算可以一起看，兩場支出仍要分開列

公司可以先看兩場合計可承擔的支出，再各自列出餐飲、配送、餐具及其他待查費用。這樣做的目的，是知道團年飯與開工小聚各佔多少資源，而不是預設同一供應商接兩場就有優惠。即使向同一家查詢，也應請對方分清每場的項目與費用，未確認的部分標示為待報，不自行填上估計價格。

比較報價時，先核對服務範圍是否一致，再看金額。例如一份回覆包含較多餐具，另一份仍未確認餐具是否另計，便不宜只按總額判斷。公司內部的預算欄與供應商的報價欄也要分開：前者是可批准的支出範圍，後者才是商戶對指定餐單及安排的回覆，兩者不能互相替代。

如果團年飯最後用了較多預算，開工小聚也不應只靠刪走幾道菜來遷就餘額。先重新確認小聚是茶點還是正餐，再選擇合適形式，交內部審批人決定是否調整範圍。保留「原批准內容」「本次變更」「尚待批准」的簡短紀錄，較容易交代為何兩場採用不同餐飲配置。

先共用候選清單，再按每場用途篩選

團年飯與開工小聚都帶有賀年性質，可以先建立同一份餐飲候選清單。瀏覽新年到會選項時，先記下公司有興趣的餐飲形式及需要問的問題，再分別標示適合圍桌正餐、短時交流，還是兩者都有待評估。這一步只是在縮窄查詢範圍，並不表示兩場要選同一套餐或相同菜式。

篩選之前，請各場負責人先完成一句話：「這一場的食物主要用來＿＿。」團年飯若取代晚餐，就需要考慮主菜、主食及配菜的整體組合；開工小聚若安排在大家已吃過早餐之後，可能更重視易取用及派發。不確定時，應先問活動主辦同事，不能單憑活動名稱推算每人的用餐需求。

Catering Moment 的新年到會訂購說明把人數、口味、用餐日期、時段、地址及餐具列為訂餐相關資料。可見能重用的是提問格式，答案仍要按場次重填。候選清單最好另設「團年採用」「開工採用」「尚未決定」欄，避免把一個勾號誤讀為兩場都已確定。

團年飯按完整正餐核對，不只看共享主菜

籌備正式團年飯時，先確認實際出席名單，以及用餐是否取代當晚正餐，再安排圍桌共享的主菜、主食與配菜。查看團年飯到會選項後，可把有興趣的組合交供應商逐項確認內容與份量，不要因圖片上餐桌豐富，就自行認定能供應多少人。圖像只幫助理解形式，實際數量及供應以回覆為準。

人數欄應分清「獲邀」「已回覆出席」及「仍待回覆」，但對外查詢時要說明目前採用哪一個基準。若有同事只參加前半段、另有嘉賓留下用餐，也應在本場單獨註明。這不是要求把每位同事的個人資料交給商戶，而是讓採購人員知道最終用餐人數仍有哪些變數，何時需要再次詢問份量。

餐單核對不能只寫「主菜照舊」。應記下每項菜式名稱、數量、共享或個別派發形式，以及有待確認的配套。假如團年安排同事坐定用餐，餐桌是否放得下主菜、每桌如何取餐，都會影響選擇；這些安排不能直接搬到站立交流的開工場次。兩場同樣熱鬧，也不代表需要相同的食物組合。

• 本場最終用餐人數：＿＿；仍待回覆的人數狀態：＿＿。
• 是否取代正餐：＿＿；主菜、主食及配菜的確認版本：＿＿。

開工小聚先看活動節奏，再決定派發形式

開工小聚的資料應由當場流程開始填。先問有沒有致辭、合照、簡短交流，以及同事是一起用餐還是輪流取餐。如果只是短時聚一聚，可優先考慮易取用的小食形式；如果安排在午飯時段並取代午餐，就要回到正餐需求重新選擇。不要把所有開工活動都當成大型春茗，也不要一律假定茶點已足夠。

以假設情境說明：團年飯安排同事圍桌坐下，開工則在接待區站立交流。即使是同一批人，後者也可能沒有足夠桌面放碗碟，採購人員便應先詢問小份餐點、派發方式及所需餐具。這是場景比較，不是指定菜式建議；若公司最終改為坐下吃午餐，候選餐單就要隨用途更新。

出席人數亦須獨立收集。開工當天可能涉及不同部門的當值安排，不宜拿團年簽到名單當作答案。可請部門聯絡人回覆本場參與情況，再由單一負責人整合，並把名單更新狀態轉成供應商需要的總人數及需求說明，避免多位同事各自向商戶補充不同版本。

乳豬只在獲選的場次另開確認欄

乳豬不是團年與開工兩場都必需的項目。若公司考慮把它列作其中一場的共享主菜，先在該場確認單寫明用途，再透過乳豬外賣訂購查看產品選項及提出查詢。不要因團年飯訂了一份，便在複製開工單時也保留相同數量；另一場是否需要，應由活動用途及餐單重新決定。

確認欄可包括是否需要分切、到場後如何擺放、餐桌有沒有足夠空間，以及想查詢哪些配菜或包點。這些都只是需要商戶回覆的項目，不應預先假定一定包含。另請供應商說明所選產品的內容及份量，再配合本場其他餐點評估，不能把某個重量或固定供餐人數當成所有訂單通用的標準。

若公司有展示或合照安排，也要把活動次序與用餐安排寫清楚，讓內部同事協調何時擺放及由誰分食；有關食物到場後的處理要求則向供應商查詢。最終確認單要分辨「公司希望的安排」與「商戶已確認的內容」，避免收貨同事把一項尚待答覆的分切要求，誤當作已經完成的服務。

日期、交收時段及當值收貨人，每場重新填

每場確認單應分開記錄活動開始時間、希望交收時段，以及供應商實際確認的安排。三者不一定相同，不能只留一個「時間」欄便算完成。未經商戶回覆的希望時段，應明確標示為待確認；如活動流程更改，也要查詢是否影響原有交收安排，不把公司內部時間表視為商戶已接受的承諾。

交收方式同樣需要逐場問清楚。Kama Delivery 的公司開年飯文章提到場地及人數協調，並區分地面交收與需另行查詢的上門安排。這提醒採購人員不要將「送到這幢大廈」理解成必然送到指定樓層；本場能採用哪種交收方式及有何費用，須向實際供應商確認。

當值收貨人要確定自己在該時段可接聽電話，並知道交收位置及訂單識別資料。採購人員即使兩場都是同一位，也未必兩場都在現場；替補同事應先收到當場最新版確認單，而不是臨時轉發團年舊對話。收貨單可保留必要聯絡方式，內部審批及其他不相關資料則毋須一併轉交。

• 本場希望交收時段：＿＿；供應商確認時段及方式：＿＿。
• 當值收貨人及替補已獲通知：＿＿；交收位置已重新核對：＿＿。

把餐具、分食及特殊飲食查詢拆成可回答的問題

餐具數量不能只按上一場的包裝紀錄重填。先按本場派發形式列出餐碟、碗、杯及取餐工具等需要，再問哪些包含、哪些需額外安排。共享主菜需要甚麼分食工具，飲品由誰派發，亦應有明確負責人。圖片上的餐具擺設不代表訂單包含同一套配件，不能讓收貨同事到場才猜測。

正式團年飯與短時小聚的現場工作也不同。前者可能要安排主食及配菜的取用位置，後者可能著重分批派發及保持通道暢通。可以在分場單寫「擺放負責人」「分食負責人」「餐後收拾負責人」，再詢問供應商交付範圍；沒有確認人員或佈置服務前，不能把這些工作預設交由商戶處理。

如同事提出素食、忌口或過敏相關需要，先整理成供應商能回答的具體問題，查詢成分、可否調整及處理限制，再把回覆交由有需要的同事核對。不要自行把一道沒有明顯肉類的菜標為適合所有素食人士，也不能把未經確認的餐點說成無致敏物或保證安全。兩場參加者不同，這些查詢亦不能自動沿用。

請供應商按場次回覆，空白項目繼續追問

發出查詢時，可以把公司底稿附上，再清楚分成團年飯與開工小聚兩部分。請對方就每場回覆餐單、數量、供應情況、配送費用、交收方式及可更改項目的期限。若某一場仍在等人數，不妨如實寫明目前狀態，詢問何時需要落實及調整會如何處理，不以自己設定的回覆日期當成商戶截單規則。

回覆收到後，逐項把答案放回相應場次，並記錄報價或訂單識別資料。只有餐單有答案、交收方式仍空白，就不能視作整場已確認；團年飯有訂單編號，也不等於開工單已成立。若對方使用同一份回覆涵蓋兩場，可請其清楚標明各場內容與狀態，避免僅憑聊天訊息的先後次序判斷。

文件安排亦要在此時問清楚：能否按場次標示、可提供哪些文件、抬頭如何填寫，以及公司內部要求能否配合。這是採購查詢，不表示一定可拆單開票或合併付款。若回覆與公司的報銷需要不一致，應先交財務確認可行處理方法，再決定是否繼續，不要待活動結束後才要求追改文件。

用一個最新版交接，不靠舊訊息拼出訂單

兩場活動各保留一份對外確認版本，並由指定採購人員更新。標題可包含場次名稱及內部版本標記，內容寫明哪些項目已獲供應商確認，哪些仍待答覆。公司內部討論中的替代餐單可另存，但不要與當前訂單放在同一張表的相鄰欄位而沒有標示，以免交接時看錯。

任何變更都要指出影響哪一場。例如開工人數增加，只更新開工單並取得相應回覆；如同時更改公司抬頭，則要檢查兩場文件。這個分流方法讓同事知道應查哪一張單，而不是每收到新訊息就把兩份表全部重寫，增加新的抄錄錯誤。

逐場收貨與對單，完成團年不代表開工也結案

交收時以本場確認單核對收到的菜式、數量及配件；如有差異，記下具體項目並聯絡供應商確認處理方式，不預先承諾補送、退款或其他安排。收貨同事只需把實際收到與確認內容的差別說清楚，便較方便採購人員跟進，而不是以「跟上次不同」作為唯一描述。

團年飯完成後，可以把該場實際交收情況轉為開工前的核對問題。例如發現原先指引未說清楚入口，就在開工單補問入口資料，再與場地及供應商確認；不要因團年曾經採用某種交收方法，便當成下一場也已獲接受。值得沿用的是已核實的資訊，仍要重新確認的則是下一場的日期、人員與條件。

最後由採購及財務按各場文件核對餐飲項目、費用與付款紀錄，未明項目逐一追問。準備下一場時，先打開公司底稿，再從空白的活動欄開始填，而不是把已完成的團年單直接改名。共用資料格式、分開活動答案，才能既減少重抄，也讓每一場的人數、餐單與交收責任保持清楚。

比較相關服務及款式

按聚會、送禮或訂購需要比較相關選擇，查看款式參考，再向客服查詢合適安排。

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  到會價錢

  按聚會人數、菜式組合及用餐形式整理預算比較條件，了解不同選擇對餐飲安排的影響，再把配送與配套需要一併考慮，讓查詢價錢時有較清晰的比較基礎。

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  100人到會套餐

  比較大型活動的餐飲分區與主食配菜組合，按賓客人數、用餐時段及場地動線整理套餐需要，再考慮取餐與補餐安排，讓不同餐飲選項的比較更貼近活動規模。

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  到會套餐

  把主菜、配菜及餐後甜點放在同一套餐方向中比較，了解不同組合適合的聚會形式，再按賓客人數與用餐習慣挑選，避免只看單一道菜而忽略整體搭配。

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  50人到會套餐

  為較大型活動比較主餐、配菜與分區取餐的搭配方向，先按人數和用餐流程整理需求，再查看套餐組合，兼顧菜式變化、取餐動線與場地可用的餐桌空間。

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  高級到會

  比較較精緻的主菜、海鮮與擺盤方向，了解不同食材組合如何配合正式聚餐，再按用餐形式、賓客喜好與餐桌安排挑選，重點放在餐飲內容及呈現方式。

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  10人到會套餐

  為小型聚會比較主菜、配菜及分享小食的搭配，按賓客食量與活動時間整理餐飲需要，再查看套餐方向，方便在有限桌面上安排一頓內容均衡的聚餐。

圖片為原創AI導航示意，並非實際訂單照片；款式及訂購詳情需與客服確認。